1. Workshops – Show and tell #
Når man starter projektet op, kan man afholde små workshops i sine afdelinger. Formålet er at fortælle om RPA, og hvad det kan bruges til, samt hvordan medarbejderne selv kan være med til at finde potentielle processer. Til disse kan det være en idé at lave en use case, så man kan fremvise hvordan RPA virker. Det kan være så simpelt som at klikke igennem et program, eller at udfylde manglende information i et Excel-ark.
Man kan eventuelt bruge forkortelsen vert nedenfor.
- Volumen – Gentages ofte eller kan spare medarbejderen for meget tid hvis processen automatiseres
- Ensartethed – Samme fremgangsmåde hver gang
- Regelbaseret – Altid de samme faste regler, og sjældent skøn / faglig vurdering
- Tilgængelighed – Data der bruges er digitalt tilgængelig og velstruktureret
2. Gode steder at starte #
Det kan være en fordel at starte i de afdelinger, hvor man har mulighed for at lave skabeloner eller genbruge processer. Her kan man udvælge en RPA-proces, og bruge denne som test til formålet. Herunder er der et par eksempler, hvor man hurtigt kan grave RPA-processer frem. Vær opmærksom på, at nogle eksempler tager udgangspunkt i det kommunale.
Reference findes her:
| Navn | Note | Link |
| KMD Opus Rollebaseret Indgang | Se afsnit 2 omkring fakturering, og afsnit 3 omkring omposteringer | Intern side |
| KMD SAP | Se afsnit 4 omkring upload til personalemappe | Intern side |
| KMD Nexus API | Se generelt. | Intern side |
2.1 Økonomi #
Fakturering / ompostering er et godt sted at starte i økonomi. Det er næsten ligegyldigt hvilken økonomi software man bruger (Schultz, Opus Rollebaseret, KMD SAP), så er det muligt at lave en genbrugelig skabelon til RPA formål. Det er næsten altid samme fremgangsmåde, dog med forskel hvad der udfyldes. I nogle tilfælde kræver det en godkendelse eller gennemgang fra medarbejderen først. Her kan man eksempelvis bruge et Excel ark, hvor alt data er i, og en ekstra kolonne der fortæller robotten, om den må lave fakturaen eller ej. For et godt eksempel se linket til KMD Opus Rollebaseret Indgang.
2.2 HR Personale #
Der er et potentiale i at få journaliseret dokumenter til personalemappen eller i ESDH (SBSYS, eDoc, Acadre). Hertil kan man lave skabeloner til upload/søgninger i ESDH. Se eventuelt linket til KMD SAP for upload til personalemappen som eksempel. Samtidigt er der et kæmpe potentiale, hvis man i RPA-teamet har mulighed for selv at lave digitale blanketter, eksempelvis igennem XFlow. For at nævne eksempler, så kan man lave blanketter til udbetaling af 6. ferie, forskuds ferie, diæt og befordring til nævn, og mange flere.
2.3 Skoler #
I forlængelse af ovenstående, så laver skoler rigtigt meget med papir og scanninger forsat. Yderligere er de påkrævet under GDPR at opbevare dette forsvarligt. Her kan man ligesom ved HR Personale have brug for at uploade/søge i ESDH. Yderligere kan man procesoptimere arbejdsgangen ved at gøre den helt digital, såfremt man benytter digital blanket software såsom XFlow. Det kan spare en skolesekretær, klasselærer, forældre mf. en træls arbejdsgang med papir, og scanninger frem og tilbage. Eksempler på processer/blanketter til dette er diverse samtykker erklæringer (til udflugter eksempelvis), og valg af valgfag. Hvis man kan få fat i en skolesekretær, så kan de typisk hjælpe med at finde processerne hurtigt.
2.4 Sundhed og Velfærd / Handicap og Psykiatri #
Hvorimod dette område kræver mere teknisk viden (API setup, scripting, og større mere komplicerede RPA løsninger), så er der mange timer at spare. Det kan være alt fra bevillinger til småting, til oprettelse og klargøring af dokumentation på en henvendelse til psykiatrien. Min erfaring er kun med KMD Nexus API indenfor dette område, se eventuelt dokumentationen herom.
