1. Introduktion #

Hvorimod det kan lyde som en simpel opgave, at starte et RPA-projekt op, så er der rigtig mange ting på checklisten man skal igennem. Hvis man afklarer mange af disse ting på forhånd, er det nemmere at strukturere og skalere projektet op senere. Denne del henvender sig kommuner eller større virksomheder, som er delt op i mange afdelinger. Afsnittet her er derfor ikke nødvendigvis relevant for mindre virksomheder, som ønsker at starte et RPA-projekt op. Der kan dog være dele som også er relevant, i form af GDPR-overvejelser samt hvilke kvalifikationer en RPA-udvikler skal have.

Link til referencer i denne gennemgang.

Navn	Note	Link
The Agile Manifesto	Det agile manifest, og dennes 12 principper	https://agilemanifesto.org/iso/dk/manifesto.html https://agilemanifesto.org/iso/dk/principles.html
SCRUM	En agil software projektledelsesmetode	https://www.scrum.org/resources/what-scrum-module https://scrumguides.org/
Kanban	En anden agil software projektledelsesmetode	https://kanbanguides.org/english/
XFlow	System til at lave digitale blanketter i, hvis man ønsker at udbyde denne service sammen med RPA	XFlow – Digitale Blanketter – RPA Help
GDPR	Generelt alt om GDPR	https://gdpr.eu/

2. Hvad er RPA? #

RPA står for Robotic Process Automation, og er kort fortalt software robotter, som kan udføre arbejdsgange i stedet for medarbejdere. Man kan kalde dem kontorrobotter, da de ikke har en fysisk form, modsat hvad man normalt ville tænke om en robot (eksempelvis fra samlebåndsarbejde i industrien). Arbejdsgangene er typisk regelbaseret, tidskrævende, og gentages ofte. Af denne årsag kan det være opgaver, som er kedelige og trælse at udføre for en menig medarbejder.

Det skal nævnes, at RPA ikke kan bruges til at lave spare øvelser. Man kan løfte opgaver fra en medarbejder, og frigive tid der kan bruges andetsteds. Hvis en robot stopper med at virke af den ene eller anden årsag (ændring af opgaven, programmer der indgår heri m.m.), vil det forsat være den pågældende medarbejder, som manuelt skal udføre opgaven. Ellers flytter man blot opgaven fra en medarbejder, som ved hvordan den skal udføres, til en som ikke nødvendigvis gør.

Oftest berører RPA også digitalisering af data samt procesoptimering. Disse ender typisk med at blive en del af RPA, da man oftest berører disse områder, når man opsøger processer til RPA-udvikling. Det kan eksempelvis være en scannet håndudfyldt blanket, hvor indholdet skal bruges til RPA, og yderligere skal uploades til et ESDH-system. Hvis man benytter sig af XFlow eller lignende kan man lave blanketten heri, og yderligere procesoptimere ved at gøre arbejdsgangen helt digital.

3. Agil softwareudvikling #

Der er ikke noget, som kvæler et RPA-projekt hurtigere end bureaukrati. Det kan komme i form af leder involvering, dokumentering af alt, faste steps, og checks der skal udføres før egentlig udvikling må begynde. Disse stopklodser gør oftest, at man ikke kan komme videre med udviklingen. Det gør også, at medarbejdere stopper med at indmelde nye processer, da tiden det tager at få udviklet bliver for lang.

RPA-udvikling egner sig perfekt til agil softwareudvikling. Man får muligheden til at kunne justere tandhjulene i maskineriet løbende efter behov. Herunder kan man læse manifestet, og linket øverst findes også de 12 agile principper, hvis man vil læse mere.

“Individer og samarbejde frem for processer og værktøjer
Velfungerende software frem for omfattende dokumentation
Samarbejde med kunden frem for kontraktforhandling
Håndtering af forandringer frem for fastholdelse af en plan
Der er værdi i punkterne til højre,
men vi værdsætter punkterne til venstre højere.”

De to klassiske projektstyringer til dette formål er Kanban og SCRUM. Værktøjerne begge bruger er stort set ens, forskellen er hvad roller man har i teamet. Det er ikke ualmindeligt, at man tager de dele man har brug for, og benytter i sin egen agile projektstyring, fremfor at tage alt med. Officielt behøver man ikke benytte hverken den ene eller anden, men gerne dele fra disse.

4. GDPR #

GDPR bliver nævnt mange gange i de næste afsnit. Dette er typisk i forhold til diverse overvejelser ift. persondata, og hvordan man omgås disse. Herunder er en genopfriskning af de 4 typer af persondata og eksempler på disse.

Almindelige personoplysninger	Følsomme personoplysninger	Straffedomme og lovovertrædelser	Fortrolige oplysninger
– Navn – Mail – Telefonnummer – Adresse – Betalingsoplysninger – Medarbejdernummer – Økonomiske forhold – Tjenstlige forhold	– Race og etnisk tilhørsforhold – Politik overbevisning – Religiøs overbevisning – Filosofisk overbevisning – Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold – Genetiske data – Biometriske data – Helbredsoplysninger – Seksuelle forhold og orientering	– Overtrædelse af loven (herunder sager, hvor overtrædelsen ikke har medført straf) – En begrundet anmeldelse til politiet (også selvom den endnu ikke har ført til en egentlig domfældelse, hvorefter det vil blive betragtet som strafbart) – Straffeattest og børnebeskyttelsesattester	– Indtægts- og formueforhold – Arbejdsforhold – Uddannelsesforhold – Ansættelsesmæssige forhold – Familieforhold – Ulykkestilfælde – CPR-nummer